O que é um onboarding digital e como colocá-lo em prática?

Você sabe o que é um onboarding digital? No mercado competitivo atual, é natural que as empresas se preocupem em manter o padrão de qualidade de suas operações. Esse cuidado ajuda a companhia a desenvolver uma imagem sólida e a ser prontamente reconhecida junto aos clientes e parceiros comerciais.

Tudo isso faz do onboarding um recurso muito importante no processo de contratação de novos membros para a equipe. Porque é nele que os novos colaboradores recebem as informações iniciais para a execução do seu trabalho e tem os primeiros contatos de fato com a cultura organizacional.

Em tempos onde home office cresce e a busca por talentos geograficamente distantes se intensifica, investir nas práticas de onboarding digital se torna fundamental para que as diretrizes da empresa sejam mantidas em todos os locais.

Continue lendo este post para entender o que é onboarding, qual é a sua importância no engajamento dos colaboradores e como adaptá-lo ao formato digital.

O que é onboarding?

No contexto corporativo, chamamos de onboarding as práticas que têm o objetivo de integrar os recém-contratados aos princípios, normas e cultura organizacional da empresa. Essa ideia é transmitida também pelo significado do termo, que pode ser traduzido como embarcar.

O procedimento deve ser conduzido pelo setor de Recursos Humanos, que é a principal referência em procedimentos que envolvem o grupo de colaboradores. Os profissionais desse setor devem se encarregar de estruturar a aplicação de onboarding, além de orientar e supervisionar o seu andamento.

O ideal é que isso aconteça o quanto antes, preferencialmente nos primeiros dias de trabalho – logo após a admissão. Nesse momento, o novo membro estará mais motivado e disposto a absorver as informações que serão úteis para sua atuação profissional dentro da empresa.

Qual é a importância do onboarding?

Seja para renovação de quadros ou para a expansão das atividades, contratar novas pessoas é um processo comum para a maioria das empresas. O detalhe é que esse procedimento não pode se restringir à entrevista e à assinatura do contrato.

É preciso também atentar à integração dos novos membros, para que eles entendam o contexto da empresa e sua estratégia de atuação. Esse cuidado garante que serão transmitidos os conhecimentos, habilidades e comportamentos que a empresa espera de seus integrantes.

O alinhamento às expectativas da companhia ajuda a reduzir os riscos de que sua produtividade seja afetada por falta de padronização nos atos da equipe.

Além disso, é comum que os novos membros se sintam deslocados ou pouco à vontade nos primeiros dias, situação que pode afetar seu desempenho. Mas a integração acontece de forma muito mais natural com um bom processo de onboarding. Ele permite que o profissional desenvolva uma sensação de pertencimento e tenha o conhecimento necessário para lidar com suas novas demandas com dedicação e eficiência.

Outra grande vantagem é o aumento no índice de retenção de talentos e a redução do turnover. Diante da grande competitividade por profissionais qualificados, essa pode ser uma forma prática e eficaz de manter bons profissionais dentro da empresa.

Adaptados ao ambiente de trabalho, os colaboradores vão se mostrar mais inclinados a permanecer na companhia, mesmo em eventuais situações de adversidade.

Quais são os pontos essenciais do processo de onboarding?

Um bom processo de onboarding deve abranger questões pertinentes à rotina institucional. Por isso, alguns critérios podem ser diferentes de uma empresa para outra, de modo a refletir as reais necessidades de cada uma.

Veja agora alguns dos pontos que as companhias mais consideram na hora de estruturar o seu processo de onboarding:

Cultura organizacional

Assim como a cultura diz muito sobre um povo ou país, ela também é uma grande referência sobre o modo como uma empresa funciona. Por isso, quando falamos em cultura organizacional, pensamos nas normas e valores que conduzem a companhia, definindo a forma como ela é vista pelas pessoas internas e externas à organização.

Isso pode envolver práticas de gestão, diferentes formas de trabalho, tratamento concedido a clientes e parceiros, hierarquia e práticas de responsabilidade social, por exemplo. O importante é que sejam princípios representativos para a empresa, que devem ser seguidos por todos que a compõem.

Panorama da empresa

É fundamental esclarecer as informações relevantes sobre o andamento dos negócios e quais as expectativas em torno do recém-contratado. É claro que nem tudo precisa ser detalhado logo de cara, pois pode deixá-lo mais confuso do que focado. 

Muitos conhecimentos serão naturalmente absorvidos ao longo do tempo de trabalho. O ideal é transmitir apenas as informações necessárias nos primeiros dias, para que o profissional desempenhe um bom papel e se sinta parte do time.

Políticas e programas

As políticas de uma empresa são os principais pilares de suas atividades. Elas devem refletir sobretudo os objetivos e as direções que a companhia pretende tomar para alcança-los. Isso também inclui a definição do papel de cada colaborador nesse processo.

Aqui também é um bom momento para falar sobre as iniciativas de diversidade e bem-estar que a empresa emprega. Se existem comitês específicos sobre o tema, como se inserir neles, etc.

Produtos e serviços

Para manter a empresa como referência, os produtos e serviços finais devem representar as filosofias seguidas. Nesse sentido, é importante que os novos membros tenham total afinidade com eles, entendendo qual é a relação que se busca estabelecer com os consumidores.

Também é importante que os novos colaboradores conhecem a fundo a missão da sua empresa e qual é a proposta de valor que se pretende entregar aos consumidores.

Como implementar o onboarding digital em seu negócio?

Muitas empresas vêm aproveitando as tendências de transformação digital para aplicar o onboarding de uma forma digital. Mas para que esse processo faça sentido, é preciso passar por algumas etapas.

O primeiro passo é desenvolver a estrutura de onboarding pela qual cada novo colaborador vai passar – independente do meio que será utilizado. Pense no caminho lógico que você quer transmitir, quais recursos irá utilizar (vídeo, palestras, dinâmicas).

Com isso, você consegue definir um calendário de atividades e entender quanto de recurso (físico e de pessoal) precisará dispor. Agora é o momento de pensar como essas ações irão se transpor para o meio digital.

É possível usar chamadas de vídeo, apresentar slides, enviar conteúdos por e-mail e até investir na criação de uma plataforma específica para essa prática. Em alguns casos, conceitos de tratamento de dados, como Big Data e machine learning, podem ajudar a tornar a experiência mais personalizada e interessante para cada candidato.

Sejam quais forem os meios escolhidos, lembre-se de manter um canal de comunicação sempre aberto, estimulando os novos membros a se expressarem. Isso faz com que eles percam o receio e se integrem mais rapidamente ao ritmo da empresa, mesmo sem estarem lá presencialmente.

Gostou de entender o que é um onboarding digital? Quer mais dicas para ajudar sua empresa a superar qualquer desafio? É só seguir nosso podcast Papo de Firma!